1. Inleiding
Amsterdam UMC Conferences & Events, is een onderdeel van het Academisch Medisch Centrum (AMC), statutair gevestigd aan de Meibergdreef 9, 1105 AZ te Amsterdam.
Het AMC is een publiekrechtelijk rechtspersoon, en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 34362777. Het AMC heeft als voornaamste doelstellingen medische zorgverlening, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs. Het waarborgen van de privacy van patiënten, medewerkers, studenten, (website)bezoekers en overige relaties, inclusief het waarborgen van vertrouwelijkheid van informatie is een fundamenteel onderdeel van de vorengenoemde doelstellingen van het AMC.
In dit kader zet het AMC zich in om de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer en het zorgvuldig verwerken van uw persoonlijke informatie (aangeduid als “persoonsgegevens”) te waarborgen in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en andere toepasselijke privacy- en gezondheidsregelgeving.
Het AMC heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld wiens contactgegevens zijn vermeld onder punt 9 van deze online privacyverklaring.
Op grond van de Avg is Amsterdam UMC Conferens & Events verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot uw persoonsgegevens die Amsterdam UMC Conferens & Events via de mail of via de deelnemersregistratiesite verzamelt en verder verwerkt. In dit kader draagt Amsterdam UMC Conferences & Events er zorg voor dat het verzamelen en verder gebruik van deze persoonsgegevens zorgvuldig geschiedt, in overeenstemming met de van toepassing zijnde privacyregelgeving.
In deze online privacyverklaring informeert Amsterdam UMC Conferences & Events u over hoe Amsterdam UMC Conferences & Events persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt uitoefenen. Deze online privacyverklaring geldt voor de deelnemersregistratiesite van Amsterdam UMC Conferences & Events. Amsterdam UMC Conferences & Events is voor haar deelnemers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals deze zijn weergegeven in de privacyverklaring conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming d.d. 25 mei 2018 (hierna “Avg”).
Amsterdam UMC Conferences & Events streeft ernaar om de persoonlijke gegevens van deelnemers, opdrachtgevers en andere direct belanghebbenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen en te beveiligen. Amsterdam UMC Conferences & Events committeert zich vanzelfsprekend aan de bepalingen zoals opgenomen in de Avg en gelijkluidende wetten en verordeningen.
Amsterdam UMC Conferences & Events is verantwoordelijk voor de verwerking, de bewaring en de bewaking van de gegevens van deelnemers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden.
2. Persoonsgegevens, doelen en bewaartermijnen
Amsterdam UMC Conferences & Events legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Dit is onder meer het geval wanneer u deelneemt aan een evenement of congres, uw interesse opgeeft of op een andere wijze uw belangstelling kenbaar maakt, of anderszins contact heeft met Amsterdam UMC Conferences & Events. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan de doeleinden waarvoor u deze aan ons verstrekt heeft, tenzij wij uw specifieke toestemming verkrijgen voor gebruik voor een ander doel.
De volgende persoonsgegevens verzamelt Amsterdam UMC Conferences & Events voor de hierna aangegeven doelen:
| Persoonsgegevens | Doel verwerking |
|---|---|
| 1. Voor- en achternaam, inclusief initialen, geslacht, geboortedatum en/of leeftijd, adresgegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres, gegevens over de zakelijke activiteiten (functies). | Registratie van deelnemers voor een door Amsterdam UMC Conferences & Events georganiseerde bijeenkomst. Om u als deelnemer te informeren over wijzigingen van de activiteiten en alle andere direct aan de bijeenkomst gerelateerde aspecten. |
| 2. Bankrekeningnummer(s), factuuradres. | Voor het afhandelen van betalingen en declaraties van deelnemers aan een door Amsterdam UMC Conferences & Events georganiseerde bijeenkomst. Voor het registreren van sprekers- en sponsorbijdragen. |
| 3. Dieetwensen. | Voor het inventariseren van dieetwensen ivm de aangeboden catering tijdens de bijeenkomsten. |
| 4. ID/paspoortgegevens, Visa brief. | Voor het boeken van een vliegticket en/of hotel op naam van de deelnemer. |
| 5. BIG-nummer. | Voor de verwerking van accreditatiepunten op het BIG- registratienummer van de deelnemer. |
| 6. Fotografie en/of filmopnamen | Het is mogelijk dat foto- en beeldmateriaal tijdens een bijeenkomst wordt gemaakt. Dit materiaal kan onder meer gebruikt worden ter promotie van de bijeenkomst op websites, social media, nieuwsbrieven, promotie voor een volgend congres, verslaglegging en vakbladen. Mocht u hiertegen bezwaar hebben, dan kunt u dit aangeven via aco@amsterdamumc.nl of bellen met 020-566 8585. |
Rechtmatige grondslag: De verwerking van de persoonsgegevens van deelnemers en opdrachtgever is rechtmatig omdat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van overeenkomsten. Door inschrijving voor een bijeenkomst gaat de deelnemer een overeenkomst aan met Amsterdam UMC Conferences & Events.
Bewaartermijnen: Amsterdam UMC Conferences & Events bewaart persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de bijeenkomst waarvoor deelnemers zich hebben aangemeld, alsmede voor een eventueel toekomstige bijeenkomst, in het geval van jaarlijks terugkerende congressen en andere bijeenkomsten.
Amsterdam UMC Conferences & Events bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor u de gegevens heeft verstrekt, tenzij langer bewaren nodig is om te voldoen aan een wettelijke plicht of het behartigen van een gerechtvaardigd belang van het AMC. De Belastingwet schrijft voor dat gegevens 7 jaar moeten worden bewaard.
Bijzondere persoonsgegevens: in beginsel verzamelt Amsterdam UMC Conferences & Events geen bijzondere persoonsgegevens via de deelnemersregistratiesite. Bijzondere persoonsgegevens betreffen onder meer persoonsgegevens aangaande ras, politieke gezindheid, religie, levensovertuiging, seksuele leven of gezondheid, biometrische gegevens en genetische gegevens.
3. Uw rechten
U kunt te allen tijde een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens verzenden naar Amsterdam UMC Conferences & Events. Stuur een bericht met uw naam en contactgegevens aan Amsterdam UMC Conferences & Events via aco@amsterdamumc.nl of neem telefonisch contact met ons op via het telefoonnummer 020-566 8585.
In uw verzoek dient u zoveel mogelijk te specificeren welke persoonsgegevens u uit ons databestand wil laten verwijderen. Amsterdam UMC Conferences & Events zal zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
In geval van een verzoek tot verwijdering zal Amsterdam UMC Conferences & Events de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk wissen, tenzij en voor zover de wet verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten. Amsterdam UMC Conferences & Events stuurt u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht.
4. Delen en doorgeven van uw persoonsgegevens
Amsterdam UMC Conferences & Events gebruikt persoonsgegevens alleen voor de uitvoering en de afhandeling van de betreffende overeenkomst, voor haar overige dienstverlening en interne bedrijfsvoering. Amsterdam UMC Conferences & Events verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze opdrachtgever of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals de Belastingwet.
5. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Amsterdam UMC Conferences & Events heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De toegang tot uw persoonsgegevens zal strikt worden beperkt tot degenen die namens Amsterdam UMC Conferences & Events betrokken zijn bij de verlening van diensten aan u en die anderszins binnen de kaders van de privacy regelgeving daartoe gerechtigd zijn. De individuen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan.
6. Cookies, klikgedrag en IP-adres
Amsterdam UMC Conferences & Events kan gebruik maken van cookies en andere soortgelijke technieken om automatisch bepaalde soorten informatie te verzamelen wanneer u gebruik maakt van onze website en online diensten. Het verwerken van deze gegevens stelt ons in staat om de werking, de bruikbaarheid en de effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren en te personaliseren. Tevens helpt het ons de effectiviteit van onze marketing activiteiten te meten. Een "cookie" is een klein stukje tekst dat een website plaatst in de browser van het apparaat waarmee u de website bezoekt (bijv. computer of smartphone). De cookie geeft de website de mogelijkheid uw apparaat te herkennen en wordt gebruikt voor verschillende doeleinden.
Op onze website(s) kan een zogenaamde cookie banner verschijnen waarmee uw toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van cookies. U hebt de keuze om cookies te accepteren door te handelen op basis van de toestemmingsinformatie genoemd op de cookie banner. Als u geen toestemming geeft zullen uw apparaten niet worden gevolgd voor marketing gerelateerde activiteiten. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website. Dergelijke ‘functionele’ cookies worden niet geblokkeerd door het gebruik van de cookie banner.
Ondanks dat internet browsers meestal automatisch cookies accepteren, kunt u uw browser zo instellen dat u wordt gewaarschuwd wanneer u een cookie ontvangt of om cookies te weigeren. Echter, houdt er rekening mee dat wanneer u geen cookies accepteert u wellicht niet in staat bent om de volledige functionaliteit van websites te ervaren.
Op de website van Amsterdam UMC Conferences & Events worden geen bezoekgegevens bijgehouden, anders dan dat het aantal bezoekers wordt geteld. De bezoekers van de website van Amsterdam UMC Conferences & Events worden niet geïdentificeerd. Op de deelnemersregistratiesite worden zaken als bezoeken en IP-adressen wel bijgehouden.
7. Links naar andere websites
Wees u ervan bewust dat u via de deelnemersregistratiesite van Amsterdam UMC Conferences & Events kan doorlinken naar andere websites, waaronder websites die worden onderhouden door andere entiteiten die niet worden beheerst door deze online privacyverklaring, maar door andere privacy verklaringen die een andere inhoud kunnen hebben. We raden u aan om het privacybeleid van elke website die u bezoekt te beoordelen, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.
8. Vragen, klachten, opmerkingen en bezwaar
Als u vragen, klachten of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, laat het ons weten via aco@amsterdamumc.nl, dan zullen wij er alles aan doen om uw klacht in goede orde af te handelen. Ook kunt u zich met vragen of klachten wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming van het AMC, mevrouw J.B.M. Inge, die bereikbaar is via fg@amc.nl. Wij zullen ons inzetten om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Verder informeren wij u hierbij dat u het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat Amsterdam UMC Conferences & Events uw persoonsgegevens niet in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving verwerkt.